私が、この仕事を始めるきっかけは、約6年間の歯科事務長生活でした。
私が初の事務長ということもあり、事務関係の設備はほとんどデータ化されていない状態でした。
私が他企業で働いてきた経験は十分に生かすことができましたし、自由にさせてくれる環境がありました。もともとアイデアマンだったので、いろいろと改善点や追加点が頭の中に浮かび、売上、患者数共に伸びていったのは、この歯科医院の院長先生とスタッフに感謝してもしきれないほどいい機会を与えてくれた結果だと思っています。
パソコンの普及と共にスタッフの方が、慣れない手つきで作業する姿が目立ってきました。私は「こうすれば、みんな統一できて、無駄な労力を使わなくて済むのではないか？」「みんなの仕事の効率化と医院の治療技術のレベルアップに力を入れてほしい。」その為に医院の快適化に力を注いできた気がします。そんな中で、私は、集客の為の資料づくりと仕事の効率、医院の財産となる対策データを取り、データ化することに主に力を入れてきました。
そこで思ったことは、
「続けること」「患者様の期待を裏切らないこと」「治療レベルを上げてもらうこと」この3点が医院の快適化につながるということでした。今後は、他の歯科医院様にもこの快適さを広げていきたい。他の企業にはない、圧倒的なサービス提供。速さ、安さ、出来の違い…それがディマックス設立のきっかけとなりました。
ここで私がしていた業務を一部掲載します。安心してお仕事をお任せいただけたらと思います。
人事管理
スタッフ勤続年数自動計算表の作成（入社期間表示データ）、賞与データの作成、賞与計算表、賞与算定表、評価データ、新人教育（就業規則の説明や入社承諾書等の作成）各種人事変更手続き（入退社、退職金手続き、）、各種雇用手続き（採用者・退職者）マニュアルの作成、各スタッフ・勤務医・矯正の住所・携帯アドレス管理、アルバイト管理（アルバイト研修名札、鍵NO.の控えリスト、シフト表、タイムカードPC作成等）、勤怠管理表の作成（他勤怠チェック等…）、各種保険手続き（労災・歯科医師国保、保険etc…）、育児休暇マニュアルの作成（育児休暇書類の作成＆手続き）、賞与データ（スタッフ評価データ、毎月入力賞与データ表、勤務ドクター支給額データ、昇減給と評価計算表、求人受付表の作成(原稿内容、応募表・各種報告通知等・・)
売上・財務・顧客管理
患者リスト作成、、患者推移グラフ（年間・月間・初診・再初診別データ等）、各ドクター別自費支払い管理表の作成（予定・結果・支払終了時期等）、各種日報作成(売上・顧客（受付・事務・技工士・メディカルディレクター)、自費同意書関連、オリジナル問診表、粗利計算表、金銭管理業務（日々の売上入金、資金繰り、通帳記帳＆資金繰り調整管理表の作成、納税計算＆支払い、U-Line（パソコン振込予約）、各種委託料の資金移動）、買掛表の作成（材料費・外注・技工費）、自費患者さんへの請求書作成、買出し、給与計算＆給与振込み、窓口現金管理等…、資金管理表の作成＆入力管理、小口現金の管理と日々の売上のチェック、Dr. & DHの保険・自費・販売品売上の管理、月末更新＆各施術者への結果提出、他原本データ作成・・・
対策＆患者様・スタッフ改善化計画
月末実績追い込み表、提案に関するデータ化、アポイント空きトライ率、上下半期中間データ、年間結果データ、半期自費契約表の入力原本、経費削減対策、SEO対策、休診案内、他医院との診療比較掲載、説明会掲示板の設置、集客用POPスタンドの設置＆毎月のPOP作成、新人スタッフ紹介、新年のご挨拶掲載、年末一括更新＆年間実績からの新規対策、年度末一括更新作業、院内ニュースの作成、リコールカードの毎月デザイン作成、治療説明会のPOP作成、賞与に関する評価表の作成、前日メール＆電話サービス、各種対策、待合室用POPの作成等、コンサルティング＆他対策業務
院内業務最適化に関する対策
WORDデータ・EXCELデータ・Power Pointでのデータ作成、HPの更新＆画像修正（TOPページ・デンタルニュース・Q&Aの更新他SEO対策等）、予定表、個人仕事量の集計＆データ化作業、院長との対策ミーティング・スタッフとのミーティング、各種院外勉強会の参加、受付必要資料の作成（窓口収入日計表や売上・顧客実績結果入力表）、各種マニュアル（薬液作成・掃除・補充分チェックリスト・器具のメンテナンス方法）、必要資料の作成（投薬・各種注意事項・治療計画書、プローブ値記入表、各承諾書等）、初診電話問い合わせ表、売上日報・技工日報の作成、各種対策（仕事の効率化作戦・・・）、矯正関連資料（ブラケット管理表・治療計画票・在庫管理表・棚卸表他…）、誤渡対策（販売品・投薬お渡し表等…）、年末年始業取引先定休日リスト、院内評価対策（アンケート表の作成、各種医院原本の作成）、OPE書類の作成（治療同意書等・外科処置後の注意事項用紙の作成）、料金表の作成、コンサルティング資料の作成連絡先一覧(取引先、スタッフ、麻酔科医・・・)、次回治療予定記入書、オステル値データ管理表の作成、インプラントデータ管理表の作成、資金リース管理表、デザイン(診察券・駅看板POP)、日々の業務日報の記載、手書き書類のデータ化、代理業務一般、各業者さんとの打ち合わせ、提出書類の記入＆簡易化、連絡補佐、スケジュール管理等…
患者様サービスに関する作成例
ニュース関連POP（ちょこっとニュース(不定期版)（雑誌掲載POP（雑誌掲載されました、取材受けました・・・）、Power Point(待合室来院閲覧用、症例結果)、診療カレンダー、休診案内(学会・年末年始・盆、他)、本棚、手荷物を置かないで、HP紹介カード、院長紹介カード、前日確認メール集客）、1F掲示板用情報掲載POP、（待合室用）院内出来事ニュース、、販売金額一覧、患者様お渡しパンフレット、両親への小児治療報告書、POPやパンフレット関連（DM作成、DH治療メニュー、患者様お渡し冊子、オールセラミックに関するもの、QRコード、各種キャンペーンPOP(口臭・ソニケア・販売品・セット販売・指定NEW商品・今だけ・・)、個人情報保護POP、診療室内注意POP(禁煙・スリッパetc…)、院長POP(表彰・学会参加・演説)、他POP（お茶のサービス、キャンセル防止、ご自由にお取り下さい、ひざ掛け、ホワイトニング、傘忘れ防止、自動ドアワンポイント、手荷物は持参して、前日確認サービス、駐輪場案内、本棚、診療日変更POP、他クリニック紹介POP、左右マーク(患者説明用)、医院情報、医院前POP(毎月変更)、オールセラミックご存知POP、販売品ランキング、今だけプレゼント告知、アクセス地図（病院・紹介先・薬剤調査依頼）、他多数・・・
技工士さんに関する作成
技工日々管理表＆売上&外注先売上比較等・・・、外注請求他請求書作成データ、技工指示書、予定日報データ作成、技工料金表、院内・外注売上比較グラフ、作成管理チェック表・・・
全て書いたらどれだけ出てくるのか…何か発想のヒントになればと思います。
先生方はいろいろなアイデアをお持ちだと思います。
でも、それを現実にできるかどうかとなると、診療の空き時間・終了後では時間がないし、先延ばしになっていることたくさんありませんか・・・？悩みや質問にも私が答えて差し上げられたり、お力になることができるかもしれません。
愚痴だってお聞きします。先生のストレスを少しでも和らげることができれば・・・それが私の思いであり考えです。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
